Prevence problémových pohledávek

Pro naše potřeby budeme za "pohledávku" považovat pohledávku z obchodního styku, tak jak je běžně definovaná, to je jako nárok věřitele – dodavatele na úhradu peněžní částky od dlužníka – odběratele. Tedy situaci, kdy bylo dodáno zboží či služba a nebylo ještě zaplaceno.

Pohledávka pak v zásadě může být nesplatná – odběratel není v prodlení (nenastal datum splatnosti), či splatná – odběratel je s úhradou zpožděn a to krátkodobě nebo dlouhodobě a samostatnou kapitolu pak tvoří pohledávka promlčená. Splatná pohledávka se může nacházet v řadě specifických stavů spojených s úhradou a zajištěním, které mohou mít důležitý vliv na bonitu, vymahatelnost, vykonatelnost nebo promlčení – pohledávka může být například uznaná, postoupená, zažalovaná či odsouzená. Pokud není úhrada realizována, stává se tak z jednoho ze dvou diametrálně rozdílných důvodů – platební neschopnosti nebo platební nevůle. Identifikovat tyto stavy je důležité pro práci s pohledávkou a jejím inkasem. Důležité pro posouzení dalšího postupu je zjištění aktuální bonity dlužníka, s předpokladem jejího dalšího vývoje, a jeho schopnost dostát závazkům při potenciálním výkonu rozhodnutí (předpoklad úspěšné exekuce).

Zájmem každého podnikatelského subjektu, při dennodenním podstupování rizik z pohledávek, je tyto co nejvíce eliminovat. Eliminace rizik je preventivní fází, kdy správné zvládnutí procesu minimalizuje vznik nedobytných i jinak problematických pohledávek. Jde rozdělit do dvou fází. Základem je příprava realizace obchodu ve smluvní oblasti. Jde o správně zvolenou, správně sepsanou a stvrzenou (podepsanou) smlouvu včetně případných přidružených dokumentů, s dobře zvolenými zajišťovacími prvky (výhrada vlastnictví, ručení aj.) a samozřejmě i správné potvrzení realizace (dodání). Zvláště nyní v době po účinnosti Nového občanského zákoníku, je třeba této problematice věnovat značnou pozornost, protože NOZ přinesl mnoho změn, dotýkajících se zavedené praxe, včetně neplatnosti některých dřívějších zvyklostí a naopak řadu nových termínů a institutů. Druhou fází je získání a opakované prověřování kreditních informací. Sebelépe sepsaná smlouva, včetně osobního ručení jednatelem, bude k ničemu, pokud je odběratel na hranici bankrotu, má za sebou tři insolvenční návrhy, několik exekucí a jednatel je na tom podobně, navíc s trvalým pobytem hlášeným na adrese úřadu. Důležité je si uvědomit, že tato rizika lze nejjednodušeji eliminovat!

Efektivní systém řízení rizik, ať již ve společnosti, kde různé kroky dělají různé střediska či oddělení nebo i tam, kde jde pouze o postupné kroky prováděné jednou osobou, je soubor činností, které jsou uspořádány do určitého řetězce. Jeho počátkem je akvizice nového odběratele, přes prevenci k realizaci a inkasu. Ve fázi akvizice a prevence jde především o identifikaci odběratele a nastavení parametrů obchodování – zjištění bonity (rizikovosti), nastavení kreditních limitů, zvolení vhodných způsobů zajištění a platebních podmínek. Úspěch vyžaduje především realistické vyhodnocení rizik jednotlivého partnera a správné nastavení úvěrového rámce. Mimořádně důležitá je i průběžná kontrola pravidelných odběratelů. Pokud jsou tito segmentovaní do skupin dle klíčovosti, nejvyšší stupeň kontroly je nutný u zákazníků největších a nejdůležitějších. Často dochází k omylu v přístupu, když je kontrola dlouhodobých a významných klientů zanedbávána. S žádným odběratelem „dříve“ problémy nebyly, ale objevit se naopak mohou kdykoli. Pokud však nastanou a problém odběratele s platební morálkou se přenese na dodavatele – věřitele, ohrozí ho ten významný mnohem více než jiný nepravidelný s malým objemem obchodů.

Důležité informační zdroje pro prevenci se nachází již u samotných dodavatelů. Jde o primární data, která zahrnují vlastní zkušenost s platební morálkou a chováním zákazníka. Do této skupiny patří i reference na odběratele a zkušenosti z místního prostředí, protože řada informací je známa lokálně nebo oborově. Další potřebná data poskytnou veřejné rejstříky, speciální rejstříky, informace ze svazů, komor a sdružení, publikace třetích stran, vyhledávání na internetu či periodický tisk. Kde tedy lze údaje konkrétně získat? Nápovědou, nikoli vyčerpávajícím návodem, může být následující přehled:

• existence platného zápisu v Obchodním, Živnostenském nebo specializovaném rejstříku
• Sbírka listin v Obchodním rejstříku (podpisová práva, podpisové vzory, základní ekonomické údaje)
• Insolvenční rejstřík
• Registr plátců DPH
• Centrální evidence exekucí (CEE)
• Registry dlužníků
• Ratingové agentury
• Katastr nemovitostí
• Svazy, komory, spolky, registry nebo sdružení, s povinným členstvím nebo zápisem (ČNB, Advokátní komora) nebo s členstvím dobrovolným (profesní sdružení, Hospodářská komora)
• Informace o statutárních zástupcích a majitelích (CEE, Insolvenční rejstřík, adresy pobytu – bydliště na úřadech, Databáze neplatných dokladů, problémy v dalších subjektech, ve kterých se angažují)
• Zjištění pověsti subjektu (Google, Facebook, specializované servery se zkušenostmi obchodních partnerů, periodický tisk)
• Zjištění existence sídla (provozovny), funkčního telefonního a e-mailového spojení, případně webových stránek

Souhrnně pak lze údaje najít na jediném místě u služeb zabývajících se poskytováním kreditních informací či stanovováním ratingů a pravidelným sledováním údajů o definovaných subjektech, vše nejlépe na on-line bázi.

Stejně důležité jako informace klientovi je zároveň to, kdo přímo obchod uzavírá – podepisuje smlouvu a přebírá zboží či službu. Je třeba si dát pozor i na to, když společenská smlouva vyžaduje podpis dvou (či více) statutárních zástupců. Nový občanský zákoník myslí také na situaci, že smlouva není podepsána statutárním orgánem. V souladu s ust. § 430 nového občanského zákoníku, pověří-li podnikatel někoho při provozu závodu určitou činností, zastupuje tato osoba podnikatele při všech jednáních, k nimž obvykle dochází. Současně překročí-li zástupce podnikatele zástupčí oprávnění, tak podnikatele takové právní jednání zavazuje. Současně se k tomuto váže také ust. § 166 nového občanského zákoníku, jež stanovuje, že právnickou osobu zastupují její zaměstnanci v rozsahu obvyklém vzhledem k jejich zařazení nebo funkci, přičemž rozhoduje stav, jak se jeví veřejnosti. Totéž platí obdobně pro zastoupení právnické osoby jejím členem nebo členem jiného orgánu nezapsaného do veřejného rejstříku. Pokud by druhá smluvní strana přesto trvala na to, že příslušná smlouva nebyla podepsána osobou oprávněnou za společnost cokoli podepisovat či uzavírat je možné v souladu s rozsudkem Nejvyššího soudu České republiky ze dne 15. 12. 2011, sp. Zn. 33 Cdo 5273/2009, který říká, že jedná-li s třetí osobou někdo za jiného bez plné moci (tzv. nezmocněný jednatel), je vůči tomu, s kým bylo jednáno, zavázán sám. To by neplatilo v případě, jestliže ten za koho bylo jednáno, právní úkon bez zbytečného odkladu následně schválí (ratihabice). V takovém případě je z právního úkonu vůči třetí osobě zavázán ten, kdo dodatečně schválil jednání bez plné moci.

Na základě získaných údajů z předchozích kroků je třeba zvážit i další okolnosti. Dle míry prověření a zajištění je třeba určit splatnost faktur. K motivaci včasných úhrad lze odběratele motivovat například skontem nebo bonusem při zaplacení v hotovosti nebo před splatností. Je také třeba nastavit kreditní limit jako stop stav pro zvyšování rizika a mít předem zváženo, kdo a za jakých okolností, je oprávněn rozhodnout o jeho prolomení.

Ještě jednou se vrátíme k tzv. primárním datům a jejich důležitosti. První a základní signály při opakovaných obchodech má sám dodavatel. Je třeba evidovat a průběžně analyzovat informace z průběhu obchodní činnosti a zjištěné informace postoupit k dalšímu využití. Zhoršování platební morálky a změnu chování odběratele zjistí dodavatel často dříve, než se o tuto informaci veřejně podělí někdo jiný. Lze sledovat, jak se mění skladba a četnost objednávek, vývoj platební morálky, zda a jak se změnilo personální obsazení či změna komunikace ze strany odběratele.

Zpět na Péče o pohledávky  |  Přejít na Instrumenty pro zajištění pohledávek ve smluvním vztahu