Řešení pohledávek

Existují nástroje a postupy jak přimět odběratele, aby zaplatili ve splatnosti nebo alespoň co nejdříve. Je třeba si připomenout, že teprve zaplacením riziko spojené s neinkasováním mizí. Kvalifikovaná práce věřitele s toutéž pohledávkou (dlužníkem) tak může mít za následek, že pohledávka v jednom případě zanikne zaplacením, zatímco v druhém jeho neaktivita způsobí nakonec promlčení nebo odpis.

V celkovém objemu obchodů, se používání některých metod zabezpečení, předcházení rizik a nastavení systému práce s pohledávkami logicky projeví pozitivně. Pokud je věřitel pasivní a pohledávka nevznikla z důvodu dočasné platební neschopnosti, je pravděpodobnost nyní již pozdní úhrady limitně blízká nule. Pokud je tedy dlužník hypoteticky v prodlení šest měsíců a věřitel je nečinný, neexistuje žádná motivace dlužníka k platbě.

Důležité je včasné řešení problému, protože bonita pohledávky časem klesá. Pokud to prostředí dodavatele umožňuje, je možné odběratele motivovat k co nejvčasnějším platbám. Kromě využití skonta za včasnou úhradu, a různých bonusů, tak lze například i prostřednictvím referencí (uveřejnění na webu, referenční dopis, certifikace, apod.). Naopak od určitého okamžiku prodlení platby přichází prakticky pouze po stupňujících se krocích tlaku na dlužníka. Fungující credit management (správa pohledávek) je tak důležitou součástí obchodního cyklu. Ne vždy jsou reálně možné osobní návštěvy u dlužníka, s cílem inkasa dlužné částky, nebo využívání služeb inkasních agentur. Právě jejich činnost, ale ukazuje, že při řešení je třeba aktivita. V upomínkovacím procesu tak mají své místo osobní návštěvy dlužníka s cílem hotovostního inkasa nebo podepsání nějaké formy dohody o vypořádání či úhradě, telefonní hovory, e-mailing, písemná korespondence, ale třeba i SMS. Klasická písemná forma je však, pro zachování si práv na příslušenství pokud dojde až k žalobě, nenahraditelná.

Kromě upomínek o zaplacení je možné využít v procesu několik dalších nástrojů. Základním je upozornění na negativní dopady spojené s nezaplacením již na vystavené faktuře – upozornění na zákonné či smluvní úroky, smluvní pokutu, možnost doúčtování poplatku za upomínku, odebrání výhod kreditního prodeje, sledování úhrady faktury registrem dlužníků, apod. Poté co se stane pohledávka po splatnosti problematickou lze využívat i zveřejnění dlužníka v registru dlužníků, sdílení negativních informací na internetu, označení obálek s upomínkami z vnější strany tím, že jde o upomínku či třeba předžalobní upomínku, iniciování veřejné výzvy ostatním věřitelům pro společný postup nebo Insolvenční návrh. Nepodceňujte sílu zveřejněných informací, ne každému je lhostejné, že se o jeho neplacení dozví jeho okolí, ať již soukromé, firemní či profesní. Jinou formou práce s pohledávkou je předání pohledávky k vymáhání třetí stranou, což řadu dlužníků zastraší a přistoupí k úhradě, nebo postoupení (prodej) pohledávky. Postoupení pohledávky je jednostranný úkon, ke kterému není třeba souhlasu dlužníka, toho se o postoupení pouze informuje a on je zavázán novému věřiteli. Pohledávku lze prodat subjektu, který má závazek k vašemu dlužníkovi a ten potom vzájemné závazky započte.

Pro efektivní práci s pohledávkami je třeba mít určenu osobu, která tuto práci dělá a termíny, ve kterých provádí jednotlivé kroky, včetně toho, kdy a za jakých okolností budou případy postoupeny k dalšímu řešení. Nemá žádnou logiku, když účetní upomíná poněkolikáté dlužníka a dle harmonogramu ho zadá do registru dlužníků, zatímco k obchodníkovi se tato informace nedostane a je tak provedena další dodávka zboží.

Důležitost včasnosti řešení pohledávek ilustruje následující graf vývoje bonity pohledávky v čase. Čím později po splatnosti je přistoupeno k řešení pohledávky, tím nižší je pravděpodobnost vymožení dlužné částky v plné výši.

Graf ukazuje průměrný vývoj stavu pohledávek z obchodního balíku. Červená linie značí běžný stav při obchodech „na fakturu“ s čtrnáctidenní splatností, kde malá část je zaplacena před splatností, část těsném časovém intervalu kolem data splatnosti a zbylá část je postupně placena po splatnosti. Určité množství pohledávek pak zůstane neuhrazeno. Zelená linie ukazuje optimálnější variantu, kdy při stejné splatnosti faktur je zaveden motivační prostředek pro včasnou úhradu v podobě skonta a je důsledně využíván systém řešení pohledávek. Výsledkem jsou včasnější platby s výrazným vlivem na cash-flow a nižší finální objem problémových (nevymahatelných) pohledávek.

Zpět na Péče o pohledávky  |  Přejít na Systém upomínek, vzory dokumentů